چگونه یک مصاحبه کاری را هدایت کنیم؟
هدردادن وقت هنگام مصاحبه ممکن است بیش از آنچه ميپندارید به ضررتان باشد. از چارچوبی که پیش رو دارید ميتوانید تکنیکهای مصاحبه را بیاموزید و از اشتباهات استخدام جلوگیری کنید.
در نگاه اول شاید مصاحبه کاری قرار ملاقات خیلی سادهاي به نظر برسد: دست ميدهید، گپ ميزنید، چند سوال ميپرسید و نتایج را مقایسه ميکنید، اما چطور ميتوان کسی را تشخیص داد که مهارتهایش به خوب جلوه کردن در مصاحبه محدود نمیشود؟
جنیس ویتیکر، نویسنده کتابی درباره همین موضوع ميگوید:«برای یک مصاحبه حرفهاي درواقع نیاز به آمادگیهای زیادی هست، خیلیها نميتوانند خودشان را نشان بدهند.»
هزینه استخدام نامناسب خیلی زیاد است و فقط هم شامل دستمزدی که ميپردازید نميشود. هزینه انتخاب، زمان آموزش، مشکلات احتمالی با مشتریان و پیداکردن جایگزین همگی از جمله این موارد هستند. خیلی کارشناسان تخمین ميزنند که هزینه استخدام بد از کل مبلغ دستمزد سالانه نیز بیشتر ميشود.
برای اینکه جلوی چنین تجربههایی را در شرکتتان بگیرید باید برنامهاي برای هدایت مصاحبه داشته باشید. اینجا ميتوانید بیاموزید که چطور سوالها را ساماندهی کرده و فرآیندی ایجاد کنید که بیشترین اطلاعات را درباره داوطلبان بدهد.
دنبال چه هستید
قبل از اینکه دنبال بهترین گزینه بگردید بهتر است زمانی را براي فکرکردن درباره خود کار صرف کنید. کسانی که قبلا این شغل را داشتهاند در نظر گرفته ببینید چه مهارت، دانش و ویژگیهای شخصی داشتهاند که باعث موفقیت یا عدم موفقیتشان شده است. فهرستی از این عوامل تهیه کنید و برسر آن با دیگر همکارانتان به توافق برسید.
جیم سالیوان ريیس گروه مدیریتی گالاکسی که کارش یافتن مدیران توانا است، ميگوید:«مهم است که همگی درباره ویژگیهای مدنظر و اینکه آن پست سازمانی نیازمند چه مهارتهایی است توافق داشته باشند. درغیر این صورت ممکن است هرکس سوالات متفاوتی از داوطلبان بپرسد چون برداشت متفاوتی از آن شغل داشتهاند.»
سوالات درست را بپرسید
وقتی معیارها مشخص شد، ميتوانید سوالات هدف داری بپرسید که از زمان مصاحبه با هرداوطلب به بهترین وجه استفاده شود. تام ترنر که یک مشاور مستقل اهل ونکوور متخصص طراحی سیستمهای گزینش است، ميگوید: او فهرستی از 7 تا 12 معیار تشکیل ميدهد و سپس برای بررسی هرکدام حدودا چهار سوال ميپرسد. دو سوال به شکل ایجابی بیان ميشوند، یعنی از داوطلب ميخواهند درباره کاری که خوب انجام داده است صحبت کند. یک سوال سلبی است، یعنی از داوطلب ميخواهد درباره یکی از اشتباهات یا شکستهایش حرف بزند. سوال آخر هم حکم پشتیبان را دارد درصورتی که داوطلب به یکی از سوالهای بالا جواب ندهد.
برای ایجاد پرسشهای مصاحبه رویکردهای خیلی متفاوتی هست:
- سوالهای واقعیت محور یا کلی: «چند سال در فلان شرکت کار کردهاید؟»
- سوالهای موقعیتی یا فرضی:«مثلا اگر ببینید کسی از شرکت دزدی ميکند چکار ميکنید؟»
- سوالهای استرس زا: «چرا باید شما را استخدام کنیم؟ شما هیچ تجربهاي ندارید.» هدف از این سوالات این است که ببینیم داوطلب چطور به استرس واکنش نشان ميدهد.
- سوالهای رفتاری: مثلا:«درباره پروژهاي که احیانا زمانی شروع کردهاید و با افزایش بهرهوری روبهرو بوده است صحبت کنید.» تئوری پشت سوالات رفتاری این است که عملکرد گذشته نمایانگر خوبی برای عملکرد آتی است. در این حالت به جای پرسیدن سوالات کلی مصاحبهگر از تجربیاتی ميپرسد که منعکسکننده مهارتها هستند. ویتیکر ميگوید: «نمیپرسید آیا کاری کردهاند، بلکه ميپرسید چطور این کار را کردهاند. تقلب یا اغراق در این نوع مصاحبه خیلی خیلی دشوار است.
یک مزیت دیگر مصاحبه رفتاری هم این است که چون جوابها ریشه در تجربیات گذشته دارند ميتوان بررسیشان کرد. اینجا درست همانجایی است که توجه به سوابق اهمیت ميیابد. ترنر ميگوید:«اگر احساس ميکنید که برخی چیزها را تغییر ميدهند یا از خودشان ميسازند ميتوانید از کارفرمای قبلی سوال کنید که آنچه گفتهاند درست است یا خیر. همچنین اگر داوطلب از شکستها حرف نزند ميتوان برای پیداکردنشان به سوابق رجوع کرد.»
بیشتر استخدامکنندگان حرفهاي عمده وقت مصاحبه را به این طور سوالات اختصاص ميدهند چون معلوم شده است که این سوالات عمدتا بهترین نتایج را به همراه دارند.
سالیوان البته یادآوری ميکند که این تکنیک برای مصاحبه با افرادی که فرهنگ متفاوت دارند یا زبان دشواری دارند ممکن است خوب جواب ندهد.
سوالاتی هم هست که اجازه ندارید بپرسید. مثلا سوال درباره نژاد، وزن، مذهب، وضعیت شهروندی، تاهل، فرزندان و معلولیتها و غیره. ویتیکر ميگوید اینها سوالی است که اگر از همه داوطلبها نپرسید نوعی تبعیض پیش ميآید و اگر ارتباط کاملا مستقیمی به شغل نداشته باشد در آن صورت حتما تبعیضآمیز است.
ساختار مصاحبه
کارشناسان معتقدند در صورت امکان بهتر است با هر داوطلب بیش از یک نفر مصاحبه کند. وقتی چند مصاحبهگر داشته باشید ميتوانید سازگاری جوابها را مقایسه کنید.
هرمصاحبه باید ترکیبی شبیه به این داشته باشد:
بخش اول: معرفی
با چند دقیقه گپ زدن استرس را از داوطلب دور کنید. درباره هوا یا ترافیک حرف بزنید (از سوال درباره فرزند و خانواده خودداری کنید.) سوالهای کلی بپرسید و توضیح دهید که فرآیند مصاحبه چطور خواهد بود.
بخش دوم: سوالهای رفتاری
بیشتر وقت مصاحبه باید صرف پرسیدن سوالهای مشخص رفتاری شود آن هم براساس معیارهایی که پیشتر مشخص کردهاید.
بخش سوم: جمعبندی
اجازه بدهید داوطلب از شما سوالاتی بکند. توضیح بدهید که گامهای بعدی چیست و چه وقت دنبال کار را خواهید گرفت. از آمدنشان تشکر کنید و آنها را بدرقه کنید.
افزودن یک آزمون را هم بررسی کنید
می توانید نتایج ارزیابی خودتان را با افزودن سایر روشهای گزینش به روش مصاحبه ارتقا بدهید. آزمون مهارتی یا نوشتن یا ارائه مطلبی توسط داوطلب ميتواند از جمله این روشها باشد.
سیستم امتیازدهی داشته باشید
مصاحبهگرهای مبتدی ممکن است وسوسه شوند که برخورد اول با هر داوطلب را مبنای مقایسه افراد با یکدیگر قرار دهند. به چند دلیل این کار خطرناک است. اولین دلیلاش این است که شما دنبال کسی ميگردید که کار را انجام دهد، نه اینکه دوست صمیمی بعدیتان بشود. اگر نتوانید قبل از مقایسه داوطلبها امتیاز هر داوطلب را در هریک از معیارها مشخص کنید ممکن است کسی را انتخاب کنید که دلنشین است، اما الزاما به درد کارتان نميخورد. شاید هم به دلیل ضعیف بودن همه داوطلبها کسی را انتخاب کنید که بازهم به اندازه کافی بامهارت نیست. ترنر ميگوید برای ارزیابی امتیازها باید یک سطح استاندارد داشته باشید، زیرا گاهی ممکن است برای تکرار نشدن مصاحبهها وسوسه شوید که میان بد و بدتر یکی را انتخاب کنید.
سیستم امتیازدهی موثر به هرداوطلب در هر معیار نمرهاي ميدهد و او را با سطح استاندارد ميسنجد. مثلا ميتوانید بگویید کسی را ميخواهید که دقیقهاي 50 کلمه تایپ کند. البته کمی کردن برخی مهارتها ممکن است دشوار باشد، اما با فکر زیاد بالاخره راهی پیدا ميشود. مثلا برای سنجش توانایی مدیریتی، ميتوانید تعداد شرکتهایی که فرد در آن مدیر بوده است یا تعداد افرادی که زیردست داوطلب کار کردهاند را معیار قرار دهید. تا زمانی که تمام امتیازها و استانداردها مشخص نشده است داوطلبان را باهم مقایسه نکنید. بعد از اتمام فرآیند همه مصاحبهشوندگان ميتوانند برای جمع بندی و مقایسه برآوردها کنار یکدیگر قرار بگیرند.
نکاتی برای موفقیت
- تکالیفتان را انجام دهید: رزومه داوطلبان را پیش از مصاحبه بررسی کنید. سالیوان گاهی جستجوی نام افراد در گوگل را هم پیشنهاد ميکند.
- مودب باشید: از حرکتهای غیرزبانی مثل لبخند و به جلو خم شدن و سرتکان دادن برای استرس زدایی از داوطلب استفاده کنید. هرچه داوطلب راحتتر باشد ارتباط برقرار کردن ساده تر است و اطلاعات مفیدتری نیز ميتوان از او گرفت.
- یادداشت بردارید: بعد از چند مصاحبه خیلی راحت صحبتهای داوطلبان را باهم اشتباه ميکنید. حتما مطالب را یادداشت کنید.
- برای بررسی هرمعیار کل زمان مصاحبه را مدنظر بگیرید: چون سوال خاصی را برای ارزیابی یک عامل خاص پرسیدهاید دلیل نميشود که آن سوال نتواند ویژگیهای دیگر فرد را آشکار سازد.
- زیاد حرف نزنید: ميتوانید افراد را در صحبت به سمت اطلاعات خاصی که ميخواهید هدایت کنید، اما فراموش نکنید این داوطلبان هستند که باید بیشتر وقت را صحبت کنند.
این وبلاگ محلی برای درج تجربه های شخصی و کسب شده طی 12 سال کار حرفه ایی در بازار ایران و استفاده از روشهای علمی کتب ایرانی و خارجی است ، بدلیل فاصله فرهنگی نویسندگان و استادان خارجی با فرهنگ کسب و کار ما برخی از این روشها ایرانیزه شده و توسط اینجانب در اکثر نقاط ایران مورد استفاده قرار گرفته.